Пять ошибок, из-за которых цифры врали

Это "Дневник финдиректора", часть 10 - история одной ИТ-компании, которой я поставила управленческий учёт и платёжный календарь и провела её через трудный год без кредитов. Ни одна ошибка не была ошибкой в арифметике.

1. Складывали деньги двух контуров

Отчёт показывал общий остаток по всем счетам. Часть денег лежала на счету, откуда их можно забирать только частями. Запас прочности был завышен в три с лишним раза.

Как чинили: две строки везде, главная метрика - только доступные деньги. Подробно - в части про подушку.

2. Обязательная выплата стояла как необязательная

Регулярные выплаты владельцам стояли в финансовом потоке. В расходы они не попадали, прибыль была завышена, а в списке антикризисных мер висел бесполезный пункт "приостановить" - выплаты обязательные, приостановить их нельзя.

Как чинили: для управленческих решений считаем их обязательными и включаем в ежемесячную утечку денег. Подробно - в части про статью, которая завышала прибыль.

3. Считали одну оплату дважды

Я вносила пришедшую оплату в календарь и писала о ней коллегам в рабочий чат. Автоматика читала чат и прибавляла ту же сумму ещё раз.

Как чинили: переписка перестала быть источником сумм. Теперь это сверка - доехала оплата до учётной системы или ещё нет.

4. Одна оплата приезжала двумя кусками

В учётной системе операция разносится частями: основная сумма с именем клиента и налог отдельной частью, у которой клиента нет. Из-за этого оплата в 11 550 рублей приходила в сводку как "клиент - 11 000" и "не выбран - 550". Сверка своих же 11 550 не узнавала.

Как чинили: части одной операции склеиваем, безымянные прибавляем к клиенту. Клиента нет вовсе - берём название статьи и честно пишем, что клиент в учёте не проставлен.

Отдельно оказалось важным помечать, на какой счёт пришла оплата: остатки и календарь считаются по одному контуру, и складывать разные молча нельзя.

5. Депозит предлагали снять дважды

Я закладывала снятие депозита прямо в строку остатка календаря, и минус уже считался с учётом этих денег. А отчёт потом бодро советовал: снимите депозит.

Как чинили: сверяем строку остатка с арифметикой предыдущего дня. Сходится не до конца - значит в строку что-то заложено руками. Тогда пишем "минус посчитан с учётом депозита", а в резерв предлагаем только свободное сверх заложенного.

Что общего

Все пять ошибок одной природы: две разные вещи назвали одним словом.

Деньги доступные и заблокированные - "деньги на счетах". Выплата обязательная и необязательная - одна статья. Оплата в календаре и та же оплата в переписке - две оплаты. Части одной операции - две операции. Депозит в плане и депозит в резерве - один депозит на двух ролях.

Учёт ломается не там, где считают, а там, где называют.

Поэтому я трачу на справочник статей больше времени, чем на сами отчёты. И поэтому этот кейс начинался со справочника, а до первого отчёта дошёл только на втором месяце.

На этом история этого клиента закончена. Компания прошла год просадки без единого кредита - не потому что нашла деньги, а потому что научилась работать с датами.