Это "Дневник финдиректора", часть 3 - история одной ИТ-компании, которой я поставила управленческий учёт и платёжный календарь и провела её через трудный год без кредитов. Самая дорогая ошибка в этом учёте стоила ноль рублей и жила в справочнике статей.
Что было
В отчётах была статья, через которую раз в месяц уходили выплаты владельцам. Стояла она в финансовом потоке - там, где живут не расходы бизнеса, а движение денег между компанией и её собственниками.
Выглядело логично. На деле выплаты были регулярными и обязательными: люди на них живут, пропустить месяц нельзя. То есть по смыслу это была часть постоянных обязательств компании, а стояла она там, где обязательств не бывает.
Слово в справочнике не совпадало с тем, что через него проходило.
Чем это плохо
Три последствия, каждое дороже предыдущего.
Прибыль была завышена. Выплаты по финансовому потоку в расходы отчёта о прибыли не попадают. Значит заметная ежемесячная сумма в расходах не показывалась, и прибыль выглядела больше, чем была.
Антикризисные меры были бессмысленными. Глядя на минус, легко предложить очевидный рычаг: приостановить эти выплаты. Он не рычаг, если люди на них живут.
Подушка считалась неправильно. Ежемесячная утечка денег - это все обязательные выплаты. Эти в расчёте не участвовали, и запас прочности выглядел больше настоящего.
Сколько это стоило в цифрах
Когда я пересчитала, прибыль за семь месяцев уменьшилась почти в три раза. Ни один рубль при этом никуда не делся: изменилось только то, в каком потоке стоит статья.
Собственник смотрел на цифру прибыли и принимал решения. Цифра была неправильной не потому, что кто-то ошибся в сложении, а потому что статья стояла не на своём месте.
Как проверить у себя
Возьмите пять самых крупных статей расходов и спросите про каждую: что конкретно тут лежит? Если ответ длиннее одного предложения или начинается со слова "ну", в этой статье лежит что-то ещё.
Второй вопрос - к статьям в финансовом потоке: эта выплата правда разовая и необязательная? Если она приходит каждый месяц и пропустить её нельзя, для управленческих решений считайте её обязательной, где бы она ни стояла в учёте.
спорные выплаты сначала описываются словами, а потом им подбирается статья. Не наоборот. Название статьи должно совпадать с тем, что через неё проходит, а не с тем, как удобнее было завести три года назад.
Хотите проверить свой справочник статей?
На консультации посмотрим ваши статьи расходов и найдём те, что называются не своим именем. Это бесплатно.
Записаться на консультациюВ следующей части - история про подушку безопасности, три четверти которой оказались недоступны.
