Это "Дневник финдиректора", часть 1 - история одной ИТ-компании, которой я поставила управленческий учёт и платёжный календарь и провела её через трудный год без кредитов. Начинаю с вопроса, на котором всё застопорилось: сколько мы заработали в прошлом месяце?

Что за компания

ИТ-компания на проектных услугах: разработка и автоматизация для среднего бизнеса. Около 40 млн выручки в год, 20 лет на рынке, производственная команда, бухгалтерия на аутсорсе. Компания взрослая и по всем признакам здоровая.

У собственника был запрос на первой встрече со мной: хочу понять, сколько мы заработали в прошлом месяце. У него были бухгалтерская отчётность, банковские выписки и уверенность, что ответ где-то там есть. Ответа не было.

Учёт компания вела в ПланФакте - облачном сервисе, который сам подтягивает банковские выписки. Дальше в кейсе он будет источником почти всех цифр, поэтому сразу оговорка: сервис ничего не решает. Он считает то, что в него разнесли, и врёт ровно настолько, насколько кривы правила разнесения.

Три вопроса, на которые бухгалтерия не отвечает

Бухгалтерский учёт отвечает налоговой. Он считает по своим правилам и закрывает период тогда, когда положено, а не тогда, когда нужно принять решение. Об этом у меня есть отдельная статья: зачем нужен управленческий учёт, если есть 1С и бухгалтер.

Собственнику нужны ответы на другие вопросы:

  1. Сколько мы заработали. Не выручки, а того, что осталось.
  2. Где сейчас деньги и сколько из них доступно прямо сегодня.
  3. Хватит ли на зарплату 5-го числа, если два клиента задержат оплату.

Баланс не отвечает ни на один. Он для другой задачи: подтвердить цифры перед налоговой.

ОТВЕЧАЕТ НАЛОГОВОЙБухгалтерский учётСчитает по своим правилами закрывает период тогда,когда положеноЗадача - подтвердить цифрыОТВЕЧАЕТ СОБСТВЕННИКУУправленческий учёт1. Сколько осталось2. Где деньги и сколькодоступно сегодня3. Хватит ли на зарплату5-го числа
Оба учёта нужны, но отвечают они разным людям и на разные вопросы.

С чего я начала: справочник статей

Первый месяц ушёл на справочник статей. Отчёты появились только на втором.

Я взяла год выписок и разнесла каждую операцию: что это, к какому направлению относится, расход это или перевод между своими счетами. Скучная работа, которую хочется делегировать или пропустить. Пропустить нельзя: отчёт собирается из статей, и если статьи названы криво, отчёт соврёт красиво и убедительно.

Две вещи, которые я развела в самом начале.

  • Операционный поток и финансовый. Оплата от покупателя и перевод с одного своего счёта на другой - разные события. Сложить их значит вырастить выручку на пустом месте.
  • Юрлица. У компании было несколько юридических лиц и компания в другой стране. Деньги на них не взаимозаменяемы, и на этом мы позже обожглись сильнее всего.

Что изменилось за три месяца

Собственник перестал спрашивать "сколько мы заработали" и начал спрашивать "почему в феврале просела маржа".

Это другой уровень разговора. Первый вопрос - про доверие к цифрам. Второй - про управление.

Что забрать себе:

Управленческий учёт нужен ради того, чтобы спор шёл про решения, а не про то, чьи цифры правильные. И начинается он со справочника статей: пока каждая операция не лежит в статье со своим именем, любая красивая таблица считает не то.

Не сходятся цифры в своём бизнесе?

За 30 минут разберём, какие вопросы у вас без ответа и что для этого нужно собрать. Бесплатно и без обязательств.

Записаться на консультацию

В следующей части - три отчёта, которые закрыли почти все вопросы собственника, и месяц, где прибыль была, а денег не было.